Przejdź do treści

Krok po kroku



DZIAŁ ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZY

  1. Wypełnione i podpisane przez kierownika jednostki wnioskującej zapotrzebowanie należy złożyć do odpowiedniej jednostki merytorycznej, zgodnie z zakresami określonymi w Załączniku do Decyzji Kanclerza Nr 33/2023 z dnia 28 marca 2023 r.
  2. W przypadku przekazania zamówienia do niewłaściwej jednostki bądź błędnego lub niekompletnego wypełnienia zapotrzebowania, jednostka, która otrzymała zapotrzebowanie, zwraca je do nadawcy z informacją o przekierowaniu zapotrzebowania do właściwej jednostki merytorycznej lub o konieczności uzupełniania czy też poprawienia błędnych danych lub o potrzebie przekierowania zapotrzebowania do właściwej jednostki merytorycznej.
  3. W przypadku zakupów materiałów eksploatacyjnych i modernizacyjnych wartość zamówienia zostanie oszacowana i wskazana w opinii technicznej wystawionej przez pracownika jednostki merytorycznej. Opinię techniczną należy dołączyć do składanego zapotrzebowania.
  4. W przypadkach innych niż wymienione w ust. 3, w celu określenia parametrów przedmiotu i oszacowania kosztów zamówienia jednostka wnioskująca konsultuje zakup z odpowiednią jednostką merytoryczną i/lub korzysta z udostępnionych cenników.
  5. Szacowania dla zamówień opisanych w ust. 4, dokonuje samodzielnie jednostka wnioskująca, na podstawie wysłanych zapytań szacunkowych lub dostępnych na stronach internetowych ofert. Uzyskaną wycenę należy załączyć do składanego zapotrzebowania, np. poprzez wydruk ze strony internetowej czy też wydruk wiadomości e-mail.
  6. Jednostka merytoryczna weryfikuje kwotę szacowania oraz spełnienie minimalnych wymagań przedmiotu zamówienia według wytycznych obowiązujących na UKSW wraz z zasadnością i celowością zakupu.
  7. W sytuacjach spornych dotyczących zakupu ostateczną decyzję podejmuje Kanclerz, w oparciu o opinię uzyskaną od jednostki merytorycznej.
  8. Jednostki merytoryczne, po pozytywnej weryfikacji zapotrzebowania przekazują je dalej:
    1) w przypadku realizacji zakupów ze środków pochodzących z projektu/grantu/badań naukowych itp. – do Biura ds. Badań Naukowych (BBN) lub Ośrodka Zarządzania Projektami (OZP), w celu weryfikacji pod względem merytorycznym i finansowym przez pracownika jednostki nadzorującej;
    2) w przypadku środków innych niż wymienione w ust. 8 pkt 1 – do Działu Budżetowania i Kontrolingu (KDBK), celem weryfikacji dostępności środków w budżecie oraz ich rezerwacji.
  9. Jednostki, o których mowa w ust. 8 pkt 1 i 2, po weryfikacji zapotrzebowania, przekazują zapotrzebowanie do akceptacji Kwestora i Kanclerza.
  10. W przypadku stwierdzenia braku środków na realizację złożonego zapotrzebowania, KDBK/BBN/OZP zwraca zapotrzebowanie do jednostki merytorycznej, która przekazuje informacje o braku realizacji do jednostki wnioskującej i jednostek nadzorujących projekt/grant/badania itp. – jeżeli dotyczy.
  11. Po akceptacji zapotrzebowania przez Kwestora oraz Kanclerza, zapotrzebowanie jest zwracane do jednostki merytorycznej, celem dalszej realizacji.
  12. W przypadku braku akceptacji zamówienia przez Kanclerza, zapotrzebowanie zwracane jest do jednostki merytorycznej, która informuje jednostkę wnioskującą o braku zgody na realizację.

 

 

  1. Zamówienie na materiały należy sporządzać na podstawie cenników (nazwa i cena materiału).
  2. Podpisane przez kierownika jednostki organizacyjnej zamówienie należy składać odpowiednio do:
    • Biura ds. Badań Naukowych, zwanego dalej „BBN”, albo Ośrodka Zarządzania Projektami, zwanego dalej „OZP” – celem weryfikacji wydatków projektowych pod względem merytorycznym i finansowym przez pracownika jednostki nadzorującej, jednosta po pozytywnej weryfikacji przekazuje zamówienie do Działu Budżetowania i Kontrolingu, zwanej dalej „KDBK”, celem dalszego procedowania;
    • Działu Budżetowania i Kontrolingu (KDBK) – celem weryfikacji dostępności budżetu i nadania numeru wniosku o rezerwację środków dla pozostałych wydatków.
    • W przypadku przekazania zamówienia do niewłaściwej jednostki bądź błędnego lub niekompletnego wypełnienia formularza zamówienia, jednostka zwraca zamówienie do nadawcy.
  3. KDBK po potwierdzeniu środków przekazuje do Działu Administracyjno-Gospodarczego, zwanego dalej „DAG”, zaakceptowane zamówienia wraz z nadanym numerem WRB oraz adnotacją w zakresie dostępności środków niezbędnych do realizacji zamówienia na rzecz jednostki.
  4. W przypadku braku środków KDBK zwraza zamówienie do jednostki wnioskującej wraz z poinformowaniem właściwej jednostki nadzorującej projekt (BBN/OZP) – jeżeli dotyczy.
  5. DAG działając na podstawie zatwierdzonych zamówień na materiały przygotowuje zamówienie zbiorcze i przekazuje je do zatwierdzenia przez Kanclerza.
  6. W przypadku nie zatwierdzenia zamówienia zbiorczego przez Kanclerza stosowna informacja zostanie przekazana niezwłocznie przez DAG do jednostek składających zamówienia, wraz z poinformowaniem KDBK oraz jednostki nadzorującej projekt (BBN/OZP) – jeżeli dotyczy.

W celu realizacji zakupu należy:

  1. Wypełnić zapotrzebowanie
    – nazwa odczynników/akcesoriów, ilość, cena jednostkowa brutto
    – uzasadnienie zakupu
    – wskazać łączną wartość zamówienia (kwota nie może być wyższa niż na fakturze)
    – uzupełnić nr MPK
    – wskazać grupę odczynników – zgodnie z załącznikiem (możliwość wskazania kilku grup wraz z szacowaną wartością)
  2. Uzyskać podpis Kierownika jednostki składającej zapotrzebowanie.
  3. Przekazać zapotrzebowanie do Działu Administracyjno-Gospodarczego (Kampus Dewajtis – Stary Budynek, pok. 28) w celu weryfikacji i opisu zgodnie z zamówieniami branżowymi.
  4. Dział Administracyjno-Gospodarczy przekazuje opisany dokument do dalszego procedowania (KDBK/ Kwestor/ Kanclerz).
  5. Zatwierdzone zapotrzebowanie DAG przekazuje jednostce wnioskującej o zakup.
  6. Jednostka dokonuje zakupu we własnym zakresie (zakup, ustalenie szczegółów dostawy i płatności).
  7. Jednostka opisuje fakturę za realizację zamówienia (Załącznik do Decyzji nr 24/2016 Kanclerza UKSW z dnia 10.05.2016 r.) i przekazuje wraz z oryginałem zapotrzebowania do Działu Finansowego w celu dokonania płatności.
  8. Zalecane jest wykonanie skanu przekazanych dokumentów i prowadzenie własnego zestawienia zakupów.

 

Na zakup odczynników i akcesoriów laboratoryjnych nie należy sporządzać Wniosku  o udzielenie zamówienia publicznego.

 

W związku z zawarciem nowej umowy na odbiór, transport i zagospodarowanie odpadów niebezpiecznych, która obowiązuje od dnia 01.03.2021 r. z  firmą EkoEuropa Energy Sp. z o. o. (nr UniKSW 16/03/2021/3E z dnia 01.03.2021 r.), informujemy, że zmianie uległ cennik wywozu odpadów, worków i pojemników na odpady.

Załączniki:

Uprzejmie informujemy, że od 1.12.2024 r. do 30.11.2025 r. Uniwersytet Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie zawarł umowę na ubezpieczenie kosztów leczenia i NNW podróży zagranicznych oraz NNW podróży krajowych podróży służbowych osób delegowanych/kierowanych z UKSW.

Osoby te zostaną automatycznie objęte ubezpieczeniem.

Koszt ubezpieczenia będzie pokrywany ze środków ogólnouczelnianych i nie będzie obciążał budżetów jednostek UKSW.

POLISA UBEZPIECZENIA NR 4020902807 – podróże zagraniczne
Colonnade Insurance S.A. działająca przez Colonnade Insurance Société Anonyme Oddział w Polsce

CENTRUM ASSISTANCE
W przypadku zdarzenia objętego umową ubezpieczenia prosimy skorzystać z pomocy Centrum Assistance dostępnego przez całą dobę we wszystkie dni w roku.
+ 48 22 483 39 70
Prosimy podać swoje imię i nazwisko, nazwę ubezpieczającego, numer polisy oraz kontaktowy numer telefonu

POLISA Ubezpieczenia NNW nr 1101815935 – podróże krajowe
Ubezpieczenie następstw nieszczęśliwych wypadków PZU SA
Infolinia i zgłaszanie szkód
801 102 102 lub +48 22 566 55 55 pzu.pl

Załączniki:

  1. Polisa Ubezpieczenia NNW nr 1101815935 PZU
  2. Polisa Ubezpieczenie Podróży Zagranicznych POLISA UBEZPIECZENIA nr 4020902807
  3. Colonnade Insurance S.A. karta informacyjna
  4. PZU S.A. NNW Grupowe karta informacyjna
  5. OWU Colonnade Insurance S.A.
  6. OWU PZU NNW

Uwaga: W związku z wykorzystaną kwotą umowy na usługę cateringową prosimy o składanie zapotrzebowań wraz z indywidualną wyceną.

  1. Osoba zainteresowana ustala, z przedstawicielem firmy świadczącej usługi cateringowe, menu według cennika, który znajduje się w zakładce Cenniki oraz wszelkie informacje niezbędne do realizacji usługi, czyli: termin i godzinę rozpoczęcia, przewidywany czas trwania, przewidywaną liczbę uczestników, miejsce realizacji  (sala), wymaganą liczbę kelnerów.
    Kontakt do przedstawiciela firmy:
    Marta Długozima, tel. 662 117 246,
    e-mail: m.dlugozima@mazowszak-catering.pl
  2. Ustalone i potwierdzone przez kierownika jednostki zamawiającej menu (wzór zamówienia + uzasadnienie) wraz z łączna kwotą, informacje niezbędne do realizacji usługi oraz wskazanie osoby do kontaktu ze strony jednostki zamawiającej należy przesłać do pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego (Kampus Dewajtis – Stary Budynek, pok. 17) celem przygotowania zamówienia:
    Agnieszka Gregorczyk, tel. 22 561 89 66, wew. 366, e-mail: a.gregorczyk@uksw.edu.pl.
  3. Pracownik DAG po potwierdzeniu dostępnej kwoty w ramach umowy przekazuje dokument do dalszego procedowania (KDBK/Kwestor/Kanclerz)
  4. Zatwierdzone zamówienie na wykonanie usługi cateringowej, pracownik DAG wysyła do firmy realizującej usługę cateringową, do osoby wskazanej do kontaktu ze strony jednostki organizacyjnej oraz informuje administratora obiektu, w którym odbywa się poczęstunek.

UWAGA: menu wraz z łączną kwotą realizacji usługi cateringowej oraz niezbędne informacje muszą być przesłane do pracownika Działu Administracyjno-Gospodarczego najpóźniej na siedem dni przed planowanym terminem imprezy okolicznościowej.

  1. W celu zakupu biletów lotniczych osoba zainteresowana zobowiązana jest do złożenia w Dziale Administracyjno-Gospodarczym wypełnionych dokumentów:
    • w przypadku osób będącymi pracownikami UKSW
      Zamówienie (druki i formularze)
      Polecenie wyjazdu służbowego za granicę, który stanowi Załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 2/2010 Rektora UKSW z dnia 6 stycznia 2010 r.
    • w przypadku osób nie będącymi pracownikami UKSW
      Zamówienie (druki i formularze)
      Umowa w sprawie odbycia podróży krajowej /poza granicami kraju przez osobę niebędącą pracownikiem UKSW, który stanowi Załącznik nr 9 do zarządzenia nr 2/2010 Rektora UKSW z dnia 6 stycznia 2010 r.
  1. Skompletowaną dokumentację można złożyć osobiście w Dziale Administracyjno-Gospodarczym przy ul. Dewajtis 5 (Stary Budynek) w pok. 17, lub dosłać skanem na adres: bilety@uksw.edu.pl
    Osobą do kontaktu i obsługi ww. zakresie spraw jest:
    Bożena Pałdyna, tel. 22 569 96 99 wew. 699 
  2. Pracownik DAG, po weryfikacji otrzymanych dokumentów przesyła Zamówienie do firmy, z którą jest podpisana umowa, na sukcesywny zakup biletów lotniczych oraz monitoruje dalsze procedowanie zakupu.